وهي التي ترسلها إدارة من الإدارات، أو هيئة من الهيئات إلى فرد من الأفراد أو العكس.
خصائص الرسالة الرسمية «الإدارية»:
أ- في المضمون:
ينبغي أن يوجد في الرسالة مضمون، وزمان، ومكان، أما المضمون فهو يشمل: محتوى الرسالة. والمكان: الذي صدرت منه الرسالة إلى الشخص المرسل إليه، وأما الزمان: فهو زمن الإرسال.
ب- في الشكل:
١- اسم المرسل إليه: وينبغي أن يخاطب المرسل إليه بقدره ولقبه دون زيادة أو نقصان.
٢- التحية
٣- الموضوع «المضمون»
٤- التحية في آخر الرسالة
٥- المرسل «التوقيع»
٦- العنوان
٧- التاريخ.
١٥٢