هذا ويجب عدم الخلط بين السجل المجمع وبين البطاقات المدرسية أو البطاقات الصحية وغيرها، وهي جميعا تعتبر مصادر فرعية تصب في السجل المجمع.
أنواع السجل المجمع:
هناك نوعان معروفان للسجل المجمع هما:
السجل المجمع ذو الصفحة الواحدة: ويكون عادة بسيطا يتضمن فقط المعلومات الأساسية الخاصة بالعميل.
السجل المجمع متعدد الصفحات: وقد يصل إلى حجم الكتيب الصغير، ويسمح بأن تضاف إلى صفحاته صفحات جديدة. وهذا يتضمن المعلومات المفصلة من جميع النواحي.
عوامل نجاح السجل المجمع:
لكي يفيد السجل المجمع في عملية الإرشاد، يجب أن تراعى الشروط الآتية:
الشمول: يجب أن تكون المعلومات المتضمنة في السجل المجمع شاملة وباعتدال دون تفصيل مرهق وغير عملي، وأن تكون لازمة فعلا.
الانتقاء: يجب أن تتناول المعلومات الخبرات الهامة التي تظهر الخصائص المميزة للعميل والتي تستأهل وضعها في السجل.
الاستمرار: يجب أن تكون المعلومات مستمرة خالية من الثغرات والفجوات ومتجمعة ومرتبة ترتيبا زمنيا ومتصلة وحديثة، ويجب أن يوضع التاريخ عند كل إضافة بحيث يظهر صورة واضحة عن تطور المعلومات بحيث يمكن الرجوع إليه للاستزادة والاستيضاح. ويجب أيضا ذكر الوسائل والأدوات التي تم الحصول على المعلومات عن طريقها أو باستخدامها. كذلك يجب أن
٢٤٤